ABD’de Çalışanları İşe Alma ve Yönetme: Yasal Gereklilikler

• 21.12.2020

ABD’de Çalışanları İşe Alma: Başarıya Giden Yol

ABD’de çalışanları işe alma ve yönetme süreci iş başarınızı etkiler. İşletmeniz için doğru kişiyi seçmek önceliğinizdir, ancak aynı zamanda eyalet ve federal istihdam yasalarına da uymak zorundanız. Çalışanlara ödeme yapmak için bordro sistemi gerekir. Bir işveren, ücret ödemesi yapmak amacıyla maaş bordrosu oluşturmak için bazı adımları takip etmelidir.

Bordro oluşturmak için gerekli adımlar:

• İşveren Kimlik Numarası (EIN) alın

Önceki blogumuzda, işletmeniz için neden bir İşveren Kimlik Numarasına ihtiyacınız olduğunu açıklamıştık. Federal İşveren Kimlik Numarası (EIN), IRS'nin esas olarak vergi amacıyla işletmelere verdiği dokuz basamaklı benzersiz bir kimlik numarasıdır. Federal Vergi Kimlik Numarası olarak da bilinir. RSI kurallarına göre, çalışanlarınız varsa ve işinizi bir şirket veya ortaklık olarak yürütüyorsanız bir EIN numarası almanız gerekir. EIN, ABD’de çalışanları işe alma işlemlerinizde size yardımcı olur. Çalışanlarınız varsa veya işe eleman alım sürecinde iseniz bir İşveren Kimlik Numarasına ihtiyacınız vardır.

• Gerekli ise eyalet veya yerel vergi kimlik numarası alın

İşletmeniz eyalet vergileri ödemesi gerekiyorsa, bir eyalet vergi kimlik numarasına da ihtiyacınız vardır. Eyalet vergi kimlik numarası, işletmenizi bir eyalet vergi kimlik numarasıyla korumanıza yardımcı olabilir. Gelir vergileri ve istihdam vergileri, küçük işletmeler için en yaygın iki eyalet vergisidir. Her eyaletin vergi düzenlemeleri açısından kendi düzenlemeleri vardır. Bir eyalet vergi numarasına ihtiyacınız olup olmadığı konusunda uzman bir Hukuk Bürosuna danışmanız yararlı olacaktır.

IRS İşveren Vergi Rehberi'ne (2020), ABD’de çalışanları işe alma konusunda yasal bir kaynaktır.

• Bağımsız bir müteahhit mi yoksa bir çalışan mı istediğinize karar verin

• Yeni çalışan adayınızın çalışma izninin olup olmadığını kontrol edin

IRS İşveren Vergi Rehberi'ne (2020) göre, işverenler her yeni çalışanın ABD'de yasal olarak çalışmaya uygun olduğunu doğrulamalıdır. Bu kurala göre işveren ister online satış yapan bir LLC firması ister muhasebe ve vergi gibi hizmetleri sağlayan bir muhasebe firması olsun, ABD Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri (USCIS) Form I-9'u doldurması gerekir.

• Yeni işe alımı bildirin veya yeni çalışanların doldurması gereken W-4 formunu göndermesini sağlayın.

​İşverenlerin herhangi bir yeni çalışanı ilgili Eyalet Dairesine bildirmesi gerekir. Birçok eyalet yeni işçinin gönderdiği Form W-4'ü kabul etmektedir. İşverenler, çalışanlara ödenen ücretleri bildirmek için Form W-2'yi göndermelidir. ABD’de çalışanları işe alma sürecinde bu bildirim çok önemlidir.

Yeni çalışanların doldurması gereken W-4 formunu göndermesini sağlayın.

• Vergi stopajını IRS’e ödemek için ödeme dönemlerini planlayın.

Federal Yasalar Çalışanlara Bazı Sigortaların Yapılmasını Emreder

• Çalışanlara sosyal haklar sunun

Federal yasalar, çalışanları olan her işletmenin belirli sigortalara sahip olmasını şart koşar. Bunlar işçi tazminatı, sakatlık ve işsizlik sigortasıdır. İşverenler ayrıca sosyal güvenlik vergilerini ve işten ayrılma desteklerini ödemelidir. Ek olarak, bazı eyaletler ayrıca ek sigorta isteyebilirler, bu nedenle şirketinizin ve işinizin gereksinimlerini öğrenmek için eyaletinizin web sitesini ziyaret edin. ABD’de çalışanların işe alım sürecinde aşağıdaki sigorta ve güvencelerin sağlanması önemlidir.

-Sosyal Güvenlik vergileri: İşverenler ve çalışanlar aynı oranda sosyal güvenlik vergileri ödemekle yükümlüdür.

-İşsizlik sigortası: İşsizlik sigortası, belirli işsizlik şartlarını taşıyan işçilere nakit yardımı sağlar. Bu sigorta her eyalet tarafından yönetilen ortak bir eyalet-federal programıdır, ancak eyaletler federal yasalarla belirlenen kurallara uygun olarak bu programı yürütürler. COVID-19 gibi kimi olağanüstü durumlarda da işsizlik sigortası ödenebilmektedir.

-Engellilik sigortası: Engellilik Sigortası, işverenlerin işle ilgili olmayan hastalıklar için şartları taşıyan çalışanlarına kısmi ücret ikame sigortası temin etmelerine izin verir. Bazı eyaletlerde işletme sigortası satın almak zorunludur. Kaliforniya, Hawaii, New Jersey, New York, Porto Riko ve Rhode Island gibi bazı eyaletlerde bulunan işverenlerin engellilik sigortası satın alması gerekir. ABD’de çalışanları işe alma sürecinde hizmet satın alabileceğiniz uzmanlardan bu sigortanın eyaletiniz tarafından istenilip istenilmediğini öğrenebilirsiniz.

-İşçi tazminatı: İşçi Tazminatı, çalışanların işlerinin bir sonucu olarak karşılaştıkları yaralanmalar veya sakatlıklar için ödenecek tazminatı kapsar. İşveren tüm çalışanları için işçi tazminatı ödemelidir. Tazminat planları, yapılan işin doğrudan bir sonucu olarak meydana gelen yaralanmalarla ilgili tıbbi ücretleri kapsar.

-Ayrılma yardımları: Aile ve Tıbbi İzin Yasasında (FMLA) öngörülen izin, yasalarca zorunludur. Diğer planlar isteğe bağlıdır.

İsteğe bağlı çalışan yardımları, Çalışma Bakanlığı'nın düzenlediği federal yasalara uygun olmalıdır. ABD’de başarılı firmalar bu yardımları sunmaktadır. 

• Tatil ve izin zamanları için bir ödül planı oluşturun

ABD’de çalışanları işe alma bazı sigortaları satın almayı zorunlu kılar.

ABD’de Çalışanları İşe Alma: Bordro ve İlgili Vergi Görevlerini Kim Yapacak?

• Bordro yönetimi için şirket içi veya dışarıdan bir görevli belirleyin.

ABD’de çalışanları işe alma özellikle bordro düzenleme konusunda bazı sorumluluklar getirir. İşverenler, maaş bordrosu ve ilgili vergi görevlerini yerine getirmek için üçüncü şahıslarla sözleşme yapabilir. Genel olarak dışarıdan hizmet verenler aşağıdakiler olabilir.

• -Bordro hizmeti verenler (PSP)
• -Raporlama görevlisi
• -Onaylı Form 2678'e sahip temsilci
• -Ödeme yetkilisi (3504. Maddeye göre belirlenmiş)
• -Sertifikalı profesyonel işveren örgütü (CPEO).

• Hangi kayıtların dosyada ne kadar süreyle kalması gerektiğini bilin.

Kayıtları Koruma Konusunda Dikkatli Olun

ABD’de çalışanları işe alma sonucunda bazı belgelerin saklanılması gerekir. İşverenin, aşağıdaki belgelerle birlikte tüm istihdam vergisi kayıtlarını en az 4 yıl süreyle saklaması gerekir.

• İşveren Kimlik Numaranız,
• Tüm personel ödemelerinin tarihleri ve tutarları,
• Bahşiş miktarı,
• Çalışanların adresleri, adları, Sosyal Güvenlik Numaraları ve meslekleri,
• W-2, W-2c, W-4, W-4P, W-4 (SP), W-4S ve W-4V Formlarının Kopyaları
• Vergi ödeme tutarları ve tarihleri,
• Ekstra ödemelerin kayıtları.

• Bordro vergilerini üç ayda bir ve yıllık olarak gerektiği gibi rapor edin

• Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi (OSHA) kurallarına uyun.

OSHA kurallarına göre, işverenlerin güvenli bir işyeri sağlama sorumluluğu vardır. ABD’de çalışanları işe alma ve istihdam konularında OSHA düzenlemeleri oldukça etkilidir.

İşveren İlgili Kurumlara Hangi Bilgileri Göndermesi Gerekir?

1996 tarihli Kişisel Sorumluluk ve Çalışma Fırsatı Mutabakat Yasası (PRWORA), tüm işverenlerin yedi veri öğesini belirlenen ilgili devlet kurumuna bildirmesini gerektirir. Bunlar:

• Çalışanın adı
• Çalışanın adresi
• Çalışanın Sosyal Güvenlik numarası (SSN)
• İşe alma tarihi (çalışanın ücret hak ettiği ilk tarih)
• İşverenin adı
• İşverenin adresi
• Federal işveren kimlik numarası (FEIN).

Bazı eyaletler ek veri talep edebilir. PRWORA, işverenlerin yeni ve yeniden işe alınan çalışanlarla ilgili temel bilgileri işe alındıktan sonraki 20 gün içinde yeni çalışanların çalıştığı eyalete bildirmesini şart koşuyor. Bazı eyaletler bunu daha erken talep edebilirler.

Özetle, ABD’de çalışanları işe alma sürecinde uymanız gereken bazı eyalet ve federal istihdam yasaları vardır. Bunlar kısaca:

• Bir İşveren Kimlik Numarası (EIN) alın.
• Gerekli ise eyalet veya yerel vergi kimlik numarası alın.
• Bağımsız bir müteahhit mi yoksa bir çalışan mı istediğinize karar verin.
• Yeni çalışan adayınızın çalışma izninin olup olmadığını kontrol edin.
• Yeni işe alımı bildirin veya yeni çalışanların doldurması gereken W-4 formunu göndermesini sağlayın.
• Vergi stopajını IRS’e ödemek için ödeme dönemlerini planlayın.
• Çalışanlara sosyal haklar sunun.
• Tatil ve izin zamanları için bir ödül planı oluşturun.
• Bordro yönetimi için şirket içi veya dışarıdan bir görevli belirleyin.
• Hangi kayıtların dosyada ne kadar süreyle kalması gerektiğini bilin.
• Bordro vergilerini üç ayda bir ve yıllık olarak gerektiği gibi rapor edin.
• Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi (OSHA) kurallarına uyun. İş kanunlarına ve endüstri yönetmeliklerine bağlı kalarak işletmenizi koruyabilirsiniz. ABD’de çalışanları işe alma sürecinde, Avukatınıza, yabancı işçiler, ev çalışanları, çocuk işçiliği ve engelli kişilerin istihdamına yönelik kanunlarla sağlanan avantajları öğrenmek için danışınız.

Ekip Olarak Size Yardımcı Olmaya Hazırız!

ABD'de işinizi kurmak ve yürütmek için hazırlamanız gereken çok sayıda dokümantasyona ihtiyacınız var. Risklerinizi değerlendirmek ve işiniz için işletme sigortası satın almak zaman alıcı ve ayrıntılı olabilir. İhtiyaç duyduğunuz her konuda uzman olamazsınız. ABD’de çalışanları işe alma sürecinde güvenebileceğiniz uzman bir danışmanlık firması size zaman ve para tasarrufu sağlayacaktır.

Deneyimli iş avukatları, pazarlama uzmanları, iş danışmanları ve blok zinciri profesyonellerinden oluşan Liberty Business, gelişen bir işletmenin sahip olabileceği tüm soruların veya ihtiyaçların cevaplarını sunmaktadır.